Préparer une réunion

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PRÉPARATION ET CONDUITE D'UNE RÉUNION 5 pages

Si on souhaite être

efficaces et performants

faisons en sorte que les réunions soient bien préparées, bien conduites et surtout suivies d'effets.

Conditions à réunir si on souhaite l'échec :
- délai de convocation trop court ;
- trop de monde convoqué (et pas au bon niveau de compétence) ;
- pas d'ordre du jour précis (on sait seulement qu'on va parler de...) ;
- absence de document préparatoire ;
- lieu inadéquat par sa dimension ou sa forme ;
- insuffisance ou inexistence de moyens audio-visuels) ;
- stationnement difficile aux abords ;
- période des vacances scolaires ;
- indisponibilité d'un acteur essentiel.
VINGT-CINQ RÈGLES SIMPLES POUR RÉUSSIR UNE RÉUNION.

1 - Prendre le temps de réfléchir à son opportunité.

2 - Le problème a-t-il été déjà traité : par qui ? quand ? avec quelles conclusions ?

3 - Une réunion doit avoir un but précis à atteindre : informer, discuter, négocier, décider sur des problèmes pré-définis. Sauf les séances de remue-méninges.

4 - Une réunion ne doit être organisée que si les contacts téléphoniques ou épistolaires ne suffisent pas à traiter le problème posé.

5 - Un délai de deux semaines entre la convocation et la réunion est nécessaire pour l'organiser et créer des documents préparatoires, adressés aux participants quelques jours avant la réunion pour leur permettre de réfléchir à leurs interventions éventuelles.

6 - Un responsable de l'organisation de la réunion doit être désigné : son rôle et ses délégations doivent être définies.

7 - Établir la liste...
- des participants nécessaires et suffisants pour que la réunion soit efficace.
- de ceux dont la présence n'est pas indispensable mais qui doivent être informés de la réunion.
- de ceux qui sont susceptibles d'être appelés pour apporter en cours de réunion leur compétence sur un sujet précis.
8 - Choisir le lieu de la réunion en fonction du nombre des participants, de leur qualité, du sujet traité.

9 - Dans la convocation il faut préciser si on souhaite la présence effective du destinataire ou s'il peut se faire représenter.

10 - Préparer un ordre du jour précis en fractionnant les sujets abordés en éléments simples et en minutant les temps élémentaires à y consacrer.

ex : Fiche de préparation et fiche d'informaytion normalisée

11- Produire les documents préalables clairs et exploitables :
- Fiche de synthèse des documents relatifs au sujet, accompagnée de la liste exhaustive des documents que l'on peut consulter ou demander.
- L'envoi de nombreuses photocopies, revient à ne rien envoyer du tout, car personne ne les lit.
12 - Préparer nos interventions à l'aide d'éléments clairs et précis : transparents, diapositives, vidéos.

13 - Préparer le lieu de la réunion : disposition des participants, matériel audio-visuel.

14 - Vérifier que la salle est libre et ouverte.

15 - Préparer (répéter) la réunion à blanc.
16 - Définir le temps maximum à consacrer à chaque sujet de l'ordre du jour (si on dirige la réunion).

17 - Être strict sur la ponctualité. Refuser d'entrer dans le jeu du quart d'heure "toulousain" et commencer à l'heure. 15 mn sur 20 personnes = 5 heures de temps perdu.

18 - Reformuler le problème en début de réunion et rappeler l'ordre du jour.

19 - Rapide tour de table pour que chacun puisse décliner son identité.

20 - Désigner un rapporteur qui sera chargé d'établir le compte-rendu

21 - Aborder l'ordre du jour par l'approbation du compte-rendu précédent qui a été adressé en son temps aux différents participants.

22 - Introduire chaque sujet par une courte présentation puis donner la parole aux participants soit dans un ordre préétabli, soit dans l'ordre des demandes d'interventions.
- Mesurons les temps de parole et pressons de conclure les logorrhéiques.
- Ne pas répondre à chaque intervention ; reformuler en fin de discussion les positions exprimées ; proposer la conclusion qui semble s'en dégager. S'il n'y a pas de consensus, résumer les positions antagonistes.
23 - Désigner un responsable du suivi qui sera responsable de la mise en oeuvre de la décision prise.

24 - L'ordre du jour terminé, rappeler les principales suites à donner retenues et fixer la date de la prochaine réunion. Préciser la date à laquelle le compte-rendu de réunion sera adressé.
- 25 - Contrôler le compte-rendu ultérieur rédigé par le rapporteur et l'adresser à la date promise. Il doit comporter l'essentiel des débats et rapporter fidèlement les principales conclusions.
RENDRE COMPTE D'UNE RÉUNION, pour faire circuler l'information.
- Remplir à la main, au cours de la réunion, une fiche d'information normalisée et photocopier le jour même. Le compte-rendu de l'organisateur viendra par la suite.
LES QUESTIONS
- BUT DES QUESTIONS
  - - Faire démarrer la discussion ;
  - - Obtenir la participation de chacun ;
  - - Stimuler l'intérêt ;
  - - Attirer l'attention sur un point, une idée, un fait, un problème ;
  - - Recentrer la discussion sur un sujet ;
  - - Rassembler les éléments d'information ;
  - - Déterminer les raisons de certaines opinions ;
  - - Arriver à une conclusion ou un accord ;
  - - Résumer ou terminer une discussion ;
  - - Suggérer une action, une décision.
- TYPE DE QUESTIONS
  - Les questions sont ouvertes ou fermées :
    
    - les questions fermées ont pour but d'obtenir une réponse précise. Elles limitent le champ de liberté de l'interlocuteur en le forçant à répondre :
    
    - par oui ou par non : questions alternatives ;
    - à choisir entre plusieurs réponses : questions à choix multiples ;
    - à reprendre certains éléments de la question : questions inductives.
    
    - les questions ouvertes provoquent au contraire des développements plus longs et des explications plus larges.
  - Elles nécessitent parfois la reformulation qui consiste à reprendre avec d'autres termes et de manière plus brève, les propos de l'interlocuteur.
    - Cette technique facilite l'approfondissement de points importants qui n'ont été qu'esquissés par l'interlocuteur.
    - Elle lui permet de parcourir son cheminement de pensée et de restructurer ses idées avant de poursuivre. Par l'effet de miroir elle donne à l'interlocuteur l'assurance qu'il a été compris ; dans le cas contraire elle lui permet de rectifier l'expression de sa pensée et donne un plus juste mesure à des propos peut-être excessifs.
  - - Il faut combiner les deux pour conserver la maîtrise, sans restreindre la liberté des interlocuteurs.
    - On retrouve ces techniques dans le cadre de l'évaluation individuelle dans "l'entretien guidé" ou "maïeutique", art pratiqué par Socrate (fils de sage-femme) pour accoucher les esprits.
- Les questions peuvent être posées...
  - À tout le groupe :
    - pour lui faire prendre position, conclure, si la question est fermée ;
    - recueillir des opinions, relancer la discussion si la question est ouverte.
  - À une personne en particulier.
    - Ouverte : obtenir un avis ;
    - Fermée : démarrer la discussion, faire prendre position.
  - - Retournée au groupe :
    - pour faire participer le groupe sans prendre position.
    - à une autre personne que celle qui vient de questionner dans le but de faire préciser un point de vue.
Inconvénients et avantages de la prise de décision en groupe.
- Inconvénients.
  - - Chronophage : mangeur de temps.
  - - Exige un management participatif de base, mettant en jeu l'autonomie, la responsabilité et l'auto contrôle, sinon la solution retenue est un compromis au lieu de la meilleure solution retenue par consensus.
- Avantages.
  - La décision prise en équipe multi compétences respecte la cohérence, car tous les acteurs du quotidien sont présents (tous les métiers : ASH, AS, IDE, Surveillante, Médecin et éventuellement Administratif).
  - Assure une vue plus complète de la situation : grande quantité de renseignements réunis.
  - Décuple la somme des compétences réunies, par les interactions dans le groupe : fertilisation croisée.
  - La participation à la recherche d'une solution permet d'accepter la décision finale, même si elle n'est pas celle que l'on défendait.
    - On ne remplit un contrat moral que si on a participé à l'élaboration de ses clauses.
  - Le consensus : l'accord sur un problème se fait sur la base du consentement mutuel et non par un vote
    - Le vote tend en effet à produire des gagnants et des perdants ce qui nuit à l'harmonie de l'équipe.
Trois étapes
- 1 - Recueil des données.
  - Un membre de l'équipe pose le problème et expose la nécessité de sa solution.
- 2 - Résolution du problème.
  - L'équipe propose différentes solutions possibles en utilisant les principes méthodologiques de base (nécessité, simplicité, efficacité, économie, pré-action), les examine et en choisit une.
    - L'habitude de résolution, de réunion en réunion, fait que personne n'a l'impression d'être perdant ni gagnant.
  - Si aucune solution n'est reconnue valable la décision est reportée en demandant à une partie de l'équipe d'étudier le problème selon un éclairage et à une autre partie selon un autre éclairage.
- 3 - Plan d'action.
  - Les modalités de réalisation pratiques sont définies en commun en examinant les moyens nécessaires et en décidant une date de suivi pour faire le point.

Bibliographie

Chalvin, Utiliser tout son cerveau, ESF, Paris, 1991, 185 p.
Chalvin D., L'affirmation de soi, ESF, Paris, 1992, 140 p.
Deligny J-L., L'administration du futur, Eyrolles, Paris, 1990, 243 p.
Deligny J-L., Le Fonctionnaire du futur, Eyrolles, Paris, 1991, 233 p.
Orgogozo I., Serieys H., Changer le changement, Seuil, Paris, 1989, 217 p.
Ribaut M., Aromatorio C., L'hôpital entreprise, Lamarre, Paris, 1991, 289 p.
Dr Lucien Mias - 30 mars 1993

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