Préparation d'une journée, d'un colloque... 3 pages
en se basant sur les quatorze besoins des participants

 

1 - Respirer

- Interdiction de fumer dans la salle.

- Système d'aération

- Sécurité incendie

2 - Boire et manger

- Plan de la ville et hôtels restaurants. Indiquer cafétéria, pizzeria

- Prévoir café et croissants pour le matin lorsque les participants arrivent.

- Kleenex

- Commander un repas de travail avec une entrée sur la table, un plat et le dessert apportés et rythmer le repas pour éviter la consommation de vin et reprendre à l'heure

- Café pour l'après-midi. Boissons avant le départ des participants.

- Gobelets pour eau.

3 - Éliminer

- Signalisation des toilettes

- Vérifier la propreté des lieux et la présence de papier.

- Voir si zone maquillage ou la possibilité d'aller le faire ailleurs

4 - Se mouvoir et maintenir une bonne posture

- Station services à essence/carte bleue; savoir ou sont les garages, stations qui dépannent.

- Disposition des sièges et possibilité de sortir pour besoin précédent

- Qualité des sièges

- Possibilité d'écrire

- Facilité de vue et d'écoute en tous points

- Deux micros de salle

- Accès et qualité du matériel de présentation (rétroprojecteur et son support, prise de courant, écran..) Voir avec les intervenant ce dont ils ont besoin... et penser pour eux

- Prévoir voiture/chauffeur toujours disponible pour course de dernière minute, le matin.

5 - Dormir et se reposer

- Fumoir et cendriers

6 - Se vêtir et se dévêtir

- Vestiaire.

- Aération et/ou chauffage

7 - Maintenir sa température dans des limites supportables

- Prévoir un arrêt impromptu de 15 minutes pour aérer, si trop de participants et chaleur excessive ... et boissons en quantité suffisante... et indiquer bistrot proche.

2 - Être propre soigné

- Vérifier la propreté de la salle et des sièges, des wc.

- Faire donner un coup de balai à l'accueil si nécessaire pendant le repas.

2 - Éviter les dangers

- Vérifier les rampes d'escalier

- Vérifier les tables support de matériel

-  Vérifier que les vêtements ne risquent pas de se déchirer à des pointes ...

10 - Communiquer

- Préparer le FICHIER en indiquant dans la rubrique SERVICE :

 ORGANISATION pour ceux qui sont chargés de recevoir,

 INTERVENANTS pour ceux qui exposent

Le NOM du SERVICE des participants.

Cela permet de SÉLECTIONNER dans la RUBRIQUE SERVICE , intervenant ou organisation et d'imprimer des badges de couleur différente (en changeant le toner de l'imprimante).

On imprime les badges des participants au nom de service divers en sélectionnant organisation COCHÉ EXCLURE et cliquant sur "Toutes", SUR LES FICHES AFFICHÉES, nouvelle recherche, cocher exclure , taper intervenant, cliquer "affichées" (la recherche se fait sur toutes les fiches ou celles déjà affichées, vous l'aviez compris)

Le fichier a été préparé pour permettre de réaliser automatiquement (avant et ensuite) le publipostage général ou sur une sélection de nom ; d'imprimer la liste des participants ; d'imprimer les badges. Rentrer les données en "saisie" item du menu "sélection"

- Lieu d'accueil près de l'entrée

- Brochure avec liste des participants et badge accroché remis à l'arrivée, lors de l'accueil

- Téléphone : avoir la possibilité de téléphoner.

- Fax : selon le type de réunion

- Badges blancs écrits en gros caractère et de couleur différente suivant le rôle des personnes présentes : acteurs en noir, organisation en rouge, participants en bleu (le plus doux)

- Deux micros baladeurs dans la salle avec 2 personnes désignées pour le présenter

11 - Agir selon ses croyances ou valeurs

- Directeur pilote les Directeurs, Médecin les médecins, Surveillante ...etc...ou accompagner auprès... Il faut avoir l'oeil sur les visages pour savoir à quel type de personne on à affaire (se reporter à l'affiche !) et comprendre que celui-ci se vexera ou non si ...- Prévoir de nombreux cendriers à sortir au moment et une corbeille à papier près du bar.

- Savoir ou sont : l'église, le temple pour renseigner éventuellement

12 - S'occuper en vue de se réaliser

- Dossier de presse avec liste des participants et badge à son nom porté la veille au journaliste pour rappel

- Se promener avec le micro pour inciter la prise de parole. Ne pas rester devant

13 - Besoin de se divertir

- Pouvoir indiquer les commerces spécifiques et faire une liste de magasins à recommander en cas de demande laine/cuir (en face le CH: sellerie ; route des usines et expo cuir ; maille..)

- Jardin public et enfants - Poste - Spécialité en pâtisserie

14 - Besoin d'apprendre

- Stimuler le retour après le repas 

- Musée et SI

Préparation colloque ANFH, Mazamet, 30/04/94 - Dr Lucien Mias